Se você procura uma vaga de emprego ou mesmo encontrar uma promoção no seu atual trabalho, certamente você precisa saber o que é pacote Office e por quais motivos ele é tão solicitado.
Vamos tratar desse assunto nesse post e mostrar um passo a passo do que você precisa saber sobre essas ferramentas.
Além disso, você entenderá quais são os níveis de aprendizado (que você pode adquirir em cursos pela internet).
Desde já, adianto que conhecimentos em pacote Office podem trazer as oportunidades que você procura para seu sucesso profissional.
Mas afinal você sabe o que é o pacote Office?
O pacote Office é um conjunto de programas muito utilizados em empresas para facilitar as atividades diárias.
Como exemplo podemos citar controles de estoque, registros de entradas e saídas de mercadorias, documentos como orçamentos e até mesmo apresentações de produtos e serviços para clientes.
Nesse conjunto de programas, que é o pacote Office cada software tem uma função específica.
Abaixo segue uma lista dos principais programas e suas principais funções:
- Excel – é o mais conhecido dos programas da linha Office, entre suas principais funções estão a criação e edição de planilhas de cálculos. E é nele que geralmente são realizados os controles financeiros e relatórios (geralmente com gráficos) e tudo aquilo que envolve a parte de contas de uma empresa ou até mesmo para uso pessoal;
- Word – a principal função do Word é a edição de documentos. Como exemplo nós podemos citar cartas, avisos, e-mails, lembretes e orçamentos. Em todos esses documentos é possível aplicar formatações profissionais padronizadas;
- PowerPoint – possibilita a criação de apresentações de slides, ou seja, ele é um apresentador de conteúdo. É muito utilizado por exemplo em áreas de vendas, apresentações de resultados, treinamentos de funcionários e reuniões de forma geral.
Vantagens em conhecer o pacote Office
Em geral as empresas e pessoas que fazem a seleção de funcionários costumam enxergar como uma vantagem os conhecimentos no pacote Office.
Devido ao fato da pessoa já conhecer o uso básico de um computador.
Sendo assim para treinar esse(a) novo(a) funcionário(a) para um eventual uso do sistema interno da empresa seria muito mais fácil, visto que a pessoa já conhece os padrões comuns em computador.
Porém essa facilidade pode não ser tão grande, caso a pessoa não tenha conhecimentos em Microsoft Office.
E dentro desse contexto (pessoa com conhecimentos em Office) nós podemos citar dezenas de exemplos.
Imagine uma situação onde você teria que registrar a saída de um produto do estoque em uma planilha de controle.
Esse controle provavelmente será feito em uma planilha de Excel e caso você já tenha conhecimentos no uso de planilhas, será muito mais fácil para você preencher e atualizar a planilha.
Para uma alguém que não tem esse conhecimento básico, essa poderia ser uma tarefa muito mais trabalhosa do que de fato é, tendo uma possibilidade muito maior de ocorrerem erros.
Outra situação que poderíamos imaginar é o desenvolvimento de um documento de texto.
Nesse caso, digamos que a pessoa precisa criar um orçamento com os produtos da empresa.
Caso o(a) funcionário(a) já saiba utilizar o Word, saberá como inserir uma tabela e até mesmo formatar o texto com os padrões da ABNT (Sigla para Associação Brasileira de Normas Técnicas).
Além disso, saberá como inserir imagens dos produtos caso seja necessário.
Níveis de conhecimento em pacote Office – Nível Básico
Agora vamos analisar quais os conhecimentos possíveis no uso das ferramentas e o que difere o básico do avançado.
As empresas precisam dessa subdivisão (níveis de conhecimento) para entender quais tarefas podem ou não serem passadas para aquela pessoa.
Sendo assim, no nível básico de uso das ferramentas do pacote Office um usuário é capaz de criar planilhas com Excel ou mesmo preencher informações em planilhas já prontas.
Afinal ele(a) já é familiarizado com o Excel.
Poderá até mesmo compartilhar essas informações em nuvem ou por e-mail com o Outlook (falaremos mais sobre esse programa em breve).
No Word o(a) usuário(a) seria capaz de formatar textos e criar padrões de documentos.
Também desenvolveria trabalhos escolares com base nas regras da ABNT, aliás não somente trabalhos escolares mas também documentos oficiais para uma empresa como um orçamento por exemplo.
Além desses dois programas, podemos citar o PowerPoint.
Nesse caso (nível básico) a pessoa será capaz de criar uma apresentação com transições e animações.
Também formatações para apresentar (em slides) um produto ou serviço da empresa.
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Conhecimento em pacote Office – Nível intermediário
O nível intermediário de conhecimento no pacote Office torna o(a) profissional capaz automatizar uma planilha (por exemplo).
Nesse caso o profissional terá conhecimentos no desenvolvimento de macros.
Basicamente falando as macros permitem que processos sejam gravados (armazenados na memória) e depois inseridos em um botão de comando.
Ao gravar o processo e inserir no botão de comando esse botão passa a repetir o processo que foi gravado anteriormente, ou seja, não será necessário fazer tudo novamente pois basta apenas clicar no botão para que a tarefa seja executada.
Vamos analisar um exemplo do que poderia ser feito em uma empresa:
Imagine que temos uma planilha com informações de clientes devedores(as) e precisamos enviar essas informações para o setor de cobranças.
Ao invés de todas as vezes termos que salvar a planilha atualizada e enviar por e-mail, podemos simplesmente gravar essa ação de envio e criar um botão com essa tarefa.
Sempre que for necessário enviar as informações para o setor de cobrança, bastaria clicar nesse botão e pronto o trabalho está feito.
Facilita o treinamento de novos(as) funcionários(as) e agiliza os processos internos não é mesmo?
Vamos analisar uma segunda possibilidade, agora envolvendo o Word.
As empresas geralmente possuem um padrão na formatação de seus documentos.
Nesse caso a devida formatação seria gravada em um botão e toda vez que o usuário(a) tivesse a necessidade de padronizar um texto ele(a) simplesmente selecionaria o texto e clicaria nesse botão.
Perceba que nesse caso não é necessário utilizar as ferramentas como fonte, tamanho, cor, alinhamento e etc.
Resumo:
O conhecimento intermediário de pacote Office envolve o desenvolvimento de macros para automatizar processos do dia a dia.
Conhecimento em pacote Office – Nível Avançado
O nível mais avançado de pacote Office envolve programação.
A linguagem de programação utilizada no pacote Office é o VBA, que é a sigla para visual basic for applications.
Nesse caso é possível alterar os padrões do Office para adaptar os programas á necessidades específicas de uma empresa.
As possibilidades aqui são infinitas e nesse caso podemos até criar “softwares” específicos para cada empresa.
Porém a grande dificuldade é que seria necessário a pessoa conhecer a linguagem de programação VBA.
O que não é algo comum para quem não estudou programação de computadores.
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E o que mais o pacote Office tem a Oferecer?
Imagino que até aqui você já tenha entendido o que é afinal o pacote Office.
Porém ele tem muito mais a oferecer além do Word, do Excel e do PowerPoint.
Podemos citar aqui também o Outlook que é um gerenciador de e-mails e também é muito solicitado por empresas.
Além de facilitar o gerenciamento das mensagens de e-mails corporativos, ele permite criar tarefas pessoais ou mesmo para uma equipe de trabalho.
Como visto, o Outlook oferece na verdade diversos recursos.
Podemos citar a administração de contatos, a integração com os demais programas que possibilita o envio de e-mails em tempo real.
Isso tudo faz dele um software fundamental para quem quer ter sucesso no mercado de trabalho.
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Access – Bancos de Dados
O Access é um programa muito específico onde é possível criar e gerenciar bancos de dados.
Com ele é possível armazenar informações (por exemplo) de clientes, funcionários, produtos, serviços e etc.
Além disso, o Access permite uma integração completa com outros programas do Office como o Excel por exemplo.
Neste caso seria possível realizar análises de dados que estão cadastrados no banco de dados do Access por intermédio de planilhas e gráficos do Excel.
O pacote Office oferece serviços para empresas de todos os portes.
Aliás não somente empresas mas também para uso pessoal.
Ter conhecimentos em pacote Office além de aumentar as suas chances no mercado de trabalho, também pode ser visto por recrutadores como uma vantagem.
Afinal é muito melhor contratar alguém com conhecimentos prévios do que uma pessoa sem treinamento algum.
Por fim, outra vantagem seria uma maior facilidade para treinar (se for o caso) uma pessoa com conhecimentos prévios, o que certamente é muito mais “fácil” do que treinar alguém do absoluto zero.
Então sim, conhecer o pacote Office e saber o que é o pacote Office da Microsoft é um requisito altamente necessário e recomendável para pessoas que desejam ter mais sucesso no mercado de trabalho.
Seja para uma recolocação em uma vaga ou até mesmo para uma promoção na vaga que já ocupa no momento.
Aprender como criar e preencher planilhas, aprender como desenvolver textos e formatá-los de forma correta e até mesmo criar apresentações de produtos e serviços, certamente serão vantagens que podem ajudar na sua virada profissional.
Espero ter ajudado com esse post, te vejo no próximo!